Блог

Первичная документация. Неочевидные моменты.

Первичка. Неочевидные моменты.

Сегодня поговорим о первичке. На первый взгляд, сбор первичных документов – это рутинная задача для любого руководителя. Но если осознавать к каким проблемам может привести отсутствие первички, то восприятие сразу меняется в сторону организации данного процесса.

Управление первичкой в компании – это бизнес – процесс, которым необходимо управлять, а значит нужна система и осознанность в том, как этот процесс проходит и на каком этапе буксует. Сегодня подсветим не очевидные моменты в организации данного процесса.

Для осознанного управления данным процессом, руководитель должен понимать, что документы все собраны, проверены и отражены в учетной программе.

Использование отдельных инструментов по работе с первичкой неэффективно и приводит к опозданию документов, их потере, дублям и ошибкам. Для этого нужна система.

Выделим пять основных этапов работы с первичкой:

  • Регламентация;

  • Автоматизация;

  • Осуществление контроля за правильным и своевременным сбором и оформлением первички;

  • Анализ первички для выявления ошибок и недостатков в системе документооборота;

  • Архивация документооборота.

А теперь давайте разберем каждый из этапов.

!! РЕГЛАМЕНТАЦИЯ

Самый важный этап, до которого, как правило не доходят руки. Если не уделить этому этапу внимания, то рано или поздно это может привести к определенным проблемам:

- к беспорядку в бизнес-процессах

- к проблемам во взаимодействие с бухгалтерией и увеличении стоимости обслуживания

- к проблемам с контрагентами.

Пример:

Отсутствие лиц, ответственных за документооборот, привело к безнадежной дебиторке.

Длительное время компания отгружала большие объемы товара постоянному и, казалось, абсолютно надежному покупателю. Согласно условиям договора, у покупателя была отсрочка оплаты.

Условия поставки и установленные сроки компания соблюдала. В организации продавца не закрепили документально лиц, ответственных за документооборот с покупателями. Впоследствии сотрудники сказали, что «это работа бухгалтерии».

Очень быстро и неожиданно покупатель вошел в стадию банкротства. Поскольку у продавца не было подписанных документов по отгруженному, но не оплаченному товару, в суд идти оказалось не с чем. Суд принимает в производство только оригиналы документов. По условиям договора доставку товара оплачивал покупатель. Продавец не имел даже подписанных товаросопроводительных документов, которые могли бы подтвердить факт отгрузки (доставки).

Впоследствии покупатель (назначенный судом по процедуре банкротства управляющий) пытался получить у продавца сертификаты на товар для его возможной реализации с целью погашения своих долгов перед кредиторами. Но факт своей задолженности перед продавцом при этом никто признавать не собирался. Итог:

1. Судебной перспективы взыскания долга нет.

2. В учете безнадежная дебиторская задолженность в сумме более 5 млн руб.

3. Ожидание признания покупателя банкротом и его ликвидации для списания задолженности.

Регламент устанавливает документооборот в компании. Так как в этом бизнес-процессе задействованы все отделы, то нужно распределить ответственность между всеми участниками. В том числе, обязательным участником процесса является бухгалтерия на аутсорсе.

Какие задачи решает регламентация?

·Стандартизация форм и реквизитов первичных документов, особенно актуально тем, у кого контрагенты требуют оформление документов в особом формате. Утвердите формы документов регламентом, и сотрудники не будут допускать ошибки при оформлении.

·Разработка инструкций и регламентов по сбору документов в конкретные сроки. Если данная функция передана на аутсорс, согласуйте форму и сроки отчета. Об услуге «Удаленный секретарь» подробнее здесь.

  • Разработка инструкций по оформлению первичных документов. По всем направлениям деятельности компании необходимо построить работу так, чтобы подразделение, которое выступает инициатором сделки, сопровождало документы на протяжении всего их жизненного цикла. Закрепите в регламентах порядок и сроки.
  • Определение лиц, ответственных за сбор и предоставление первичных документов в каждом подразделении компании. Необходимо назначить ответственных и отслеживать подписание и аннулирование документов. Отсутствие подписанного контрагентом оригинала документа несет определенный риск: организация лишается подтверждения факта сделки для отстаивания своих интересов.
  • ·Обучение сотрудников правилам работы с первичными документами. Особенно актуально для лиц, кто направляется в командировки или имеет право оплачивать товары и услуги за наличный расчет или с помощью корпоративной платежной картой.

МНЕНИЕ

"Две проблемы сбора первички в аутсорсинге" -

Елена Герасименко

Первичка действительно по-прежнему заслуживает нашего особого внимания.

В вопросе сбора первичных документов мы сталкиваемся с двумя проблемами:

1. Первичный документ «опаздывает». Здесь нам помогает наш отчет о просроченной дебиторской задолженности «Дебиторка», который мы ежемесячно направляем нашим клиентам.

Нет живого документа. То есть документ вроде есть, но он не подписан или некорректно оформлен, что не дает ему статус документа. Над этим работаем. Формируем и отправляем клиентам отчеты - реестры ошибок проверки документов, что позволяет обратить внимание клиента на то, что необходимо заменить.

!! АВТОМАТИЗАЦИЯ

Решить проблему с нарушением сроков документооборота может подключение к ЭДО и автоматическая рассылка писем контрагентам. Операторы ЭДО у контрагентов могут быть разными, так как обмен ведется с помощью роуминга. Во всех случаях порядок перехода на ЭДО одинаковый, различие будет только в объеме передаваемой в электронном виде документации. На моменте заключения договора необходимо прописать формат и сроки, чтобы в спорных ситуациях смогли доказать правоту и получить документы без ошибок. ЭДО также поможет высвободить время и не заниматься самостоятельно сбором документов. В подключении ЭДО и выборе оператора мы всегда можем помочь.

Осуществление контроля за полнотой и правильным оформлением первички. Есть такое выражение – чем больше первички, тем меньше налогов! Надо сказать, что это справедливое замечание. Как правило, за полнотой и правильностью следит бухгалтерия, но руководитель должен знать, как этот процесс работает в бухгалтерии, так как ответственностьвсегда остается за руководителем. Для решения данных вопросов у нас в компании есть следующие сервисы, которые помогают выявлять недостающие и не корректно оформленные документы:

Приложение 1С-Сканер: данное приложение устанавливается на мобильных телефонах клиентов или представителей, что упрощает процесс передачи первички в бухгалтерию для клиента и исключает ошибки ввода и возможные потери документов. Мобильное приложение «1С:Сканер документов» даёт следующие возможности:

  • Упрощает загрузку документов в базу «1С». Пользователь фотографирует документ на камеру смартфона, а программа распознаёт его и загружает в «1С».

  • Распознаёт различные типы документов. Поддерживает счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12, акты и счета на оплату, а также некоторые нетиповые формы актов и счетов на оплату.

  • Извлекает данные из фотографий документов, сканов, файлов Excel, PDF, архивов.

  • Подсказывает, загружали ли такой документ ранее.

  • Позволяет проверить все реквизиты документов без необходимости держать перед глазами бумажные оригиналы.

  • Проверяет корректность заполнения сумм документов.

  • Подбирает подходящую номенклатуру из базы «1С», запоминает все соответствия номенклатуры товаров и номенклатуры поставщика.

  • Не требует доступа в базу или публикации базы в сети Интернет. Приложение доступно для Android и iOS и входит в стоимость обслуживания

Проверка документов по чек-листам. Когда бухгалтер-оператор сделал ввод документов в учетную базу, перед ним встает задача проверить документ на правильность его оформления. Первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Если документ некорректно оформлен или в нём не хватает обязательных реквизитов, могут возникнуть следующие последствия:

Ответственность по статье 120 Налогового кодекса РФ. Отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учёта или налогового учёта квалифицируется как «грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения». Размер штрафа за такое нарушение — 10 000 рублей.

Налоговая инспекция может не принять расходы для целей налогообложения. В результате с организации взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Инспекция может предъявить штраф по статье 122 Налогового кодекса. Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора) предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершённые умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%. Для исключения таких рисков, у нас разработаны автоматические чек-листы, по которым проверяется каждый документ. Если бухгалтером будет зафиксирована ошибка, такая ошибка попадет в Реестр ошибок. Реестр ошибок направляется клиенту и из которого видно, какие документы необходимо заменить.
!! АНАЛИЗ ПЕРВИЧКИ ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ ОШИБОК И НЕДОСТАТКОВ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

После того, как документы введены в учетную базу, требуется провести их анализ:

1 Проверить бухгалтерские проводки

2 Проверить правильность соблюдения методологии по отражению той или иной хозяйственной операции

3 Провести анализ по счетам бухгалтерского учета в оборотно-сальдовой ведомости (основной бухгалтерский регистр)

4 Провести анализ по отражению сумм в налоговом учете и проверить величину налоговой базы

5 Выявить отсутствующие документы и не закрытые авансы.

Как происходит процесс при взаимодействии с клиентом?

Для определения правильной методологии отражения документов, бухгалтеру необходимо проанализировать договор, поэтому запрос договоров у клиента является основным требованием к бухгалтеру. Для проверки документов бухгалтер использует отчет Реестр ошибок. В реестре отражаются обнаруженные ошибки в документах, о которых бухгалтер ставит в известность клиента. Если документ содержит грубые ошибки, то его необходимо заменить. После проверки и анализа документов главным бухгалтером формируется и направляется клиенту отчет «Дебиторка» по отсутствующим документам.

Смысл отчета в следующем: каждая банковская транзакция должна быть закрыта закрывающим документов. В отчете содержатся транзакции, по которым нет закрывающего документа.

Проверка и корректное отображение первичных документов важны по ряду причин:

  • обязывает законодательство;

  • помогают избежать искажений в отчетности;

  • используется в качестве подтверждения расходов в судебных разбирательствах.

Поэтому важно работать со всеми отчетами, которые поступают от бухгалтерии и включать данный процесс работы в свои внутренние регламенты. Для этой работы всегда можно назначить ответственного сотрудника и закрепить его в представителях по работе с бухгалтерией.

!! АРХИВИРОВАНИЕ

Помимо учета, анализа и контроля первички, важно организовать процесс ее хранения.

Архивация первичной документации необходима по следующим причинам: Законодательство обязывает хранить документы в течение определённого срока. Так, период хранения первичной бухгалтерской документации — минимум 5 лет. Для некоторых документов, особенно кадровых, сроки хранения доходят и вовсе до 50–75 лет.

Документы прошлых периодов могут помочь:

  • защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;

  • представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;

  • обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой. Утрата хотя бы одного из первичных документов искажает данные бухучёта и является правовым нарушением. Отсутствие хранилища и несоблюдение правил хранения документации влечёт за собой штрафные санкции.

Чтобы организовать процесс архивирования первичной документации, можно следовать такой инструкции:

1. Выберите ответственного за архив. Можно нанять нового работника или возложить эту обязанность на одного из сотрудников с не очень высокой нагрузкой.

2. Заведите учётный журнал использования архивных документов. В нём нужно записывать всех лиц, которым предоставлялся доступ к ним, а также фиксировать даты, когда бумага была взята из папки и возвращена туда.

3. Разделите документы на группы по поставщикам и покупателям, по длительности хранения и т.д.

4. Составьте описи на всю документацию и при их отсутствии.

5. Разложите бумаги по папкам, обязательно указав на обложке название, срок хранения, отдел и т. д.

6. Уничтожьте неактуальные документы во избежание запутанностей.

7. Подшейте документы в архив. Удобнее всего хранить документы в специальных папках или коробах.

8. Расставьте папки по стеллажам, руководствуясь принципом «чем реже нужно доставать документ, тем дальше его следует убрать, освобождая удобные места для часто используемых бумаг».

9. Составьте и издайте приказ о том, кто из сотрудников имеет доступ к архиву.

10. Ведите учёт поступающих документов и занимайтесь подготовкой новых документов к сдаче в архив.

Надеемся, что мы пролили свет на эту непростую тему,


Made on
Tilda