По данным аналитиков, из-за внедрения автоматизации, перехода на ЭДО и прочих прогрессивных технологий, не говоря уже о вынужденном переходе сотрудников на удаленку, в первую очередь востребованными становятся профессионалы, способные адаптироваться к новым условиям.
Что нас ждет и стоит ли отдавать бухгалтерию на аутсорс ? Поговорим об этом с руководителем компании «БухгалТерра» Еленой Герасименко.
Елена, скажите, какие страхи мешают перевести бухгалтерию на аутсорсинг?
Елена: Чего боятся руководители, когда речь заходит о переводе бухгалтерии на аутсорсинг? Выделю три основных страха:
Первый. Отдавать бухучет в чужие руки! Кто-то, где-то будет видеть всю информацию. От этого тревожно! Ведь так привык, что бухгалтерия вот она — в соседнем кабинете, или этажом ниже. Всегда можно тут же спросить, а ещё лучше нагрузить дополнительной работой, без дополнительной оплаты. С аутсорсингом так не получится.
Второй. Страх потери контроля. Кто эти люди? Как с ними взаимодействовать? Кто знает, какой окажется квалификация бухгалтеров в аутсорсинговой компании? И как вообще проверить, что там профессионалы? Своих-то ты уже знаешь, доверяешь им по долгу службы, как говориться.
Третий. Аутсорсинг дорогой, нужно платить за каждую операцию. А свой бухгалтер сидит на фиксированном окладе и хорошо!
Почему не надо бояться аутсорсинга?
Елена: Во-первых, передать бухгалтерию на аутсорсинг — это часть стратегического подхода к своему бизнесу.
Это значит, что предприниматель выстраивает стратегию, а не погружен во все частности мелочи. Он понимает, куда движется и какие задачи можно передать профессионалам. Он не скатывается в текучку, не отвлекается на мелочи – он сосредоточен только на стратегии. Уровень мышления и способность управления бизнес-процессами у такого руководителя совсем другого порядка.
Во-вторых, аутсорсинговые компании сейчас постоянно развиваются, становятся профессиональнее. Предлагают и внедряют современные технологии и отрабатывают новые схемы взаимодействия с заказчиками. Налаживают процессы удаленной работы.
Понимаете, да? Руководителю, предпринимателю не надо заботиться о том, где найти грамотного бухгалтера. Сейчас это большая проблема найти хорошего специалиста, тем более профессионала. Не надо его обучать, повышать квалификацию. Эти вопросы больше не его задача, а аутсорсинговой компании.
Ну и в-третьих, – даже если у вас был негативный опыт работы с аутсорсинговой компанией, это не повод набирать штат бухгалтеров и искать главбуха. Это лишь повод — проанализировать. Как вы взаимодействовали с аутсорсинговой фирмой? Где и что вовремя не проконтролировали вы сами? Возможно, где-то сами нарушили договорные обязательства.
А если виноваты ваши подрядчики — то что в процессе взаимодействия было неправильным, почему они допустили ошибку?
Если вопросы к квалификации сотрудников — просто ищите проверенную компанию. Такие есть!
Но постоянный контакт и регулярный контроль — обязательны, какой бы высококлассной не была выбранная вами аутсорсинговая компания.
Важно помнить, что над любыми взаимоотношениями нужно работать. У нас в договоре сказано – Стороны прикладывают совместные усилия для достижения ожидаемого результата оказания услуг. И этим все сказано.
Помните басню Крылова «Мартышка и очки», где мартышка свою ответственность переложила на очки. Такая ситуация в аутсорсинге часто встречается. Предприниматель ищет внешнюю опору для компенсации некой проблемы, в данном случае – бухгалтерии. Подписал договор и считает, что теперь есть тот, кто эту проблему решит. Нет, нет и нет, с таким подходом не в аутсорсинг. Технология аутсорсинга сама по себе не решает проблемы. А, вот с помощью аутсорсинга решить проблему можно. Чувствуете разницу в подходе? Аутсорсинг нужно использовать только как инструмент, а не как идею волшебной кнопки, что кто-то сделает работу за нас.
Эффект будет достигнут, только при совместных усилиях!
Почему за аутсорсингом будущее?
Елена: Я уверена, что за аутсорсингом будущее. Посмотрите на 2020-й год!
Даже те, кто никогда не думал, что какие-то специалисты могут работать из дома, в итоге сделали выводы и оптимизировали процессы. Мало того, по некоторым оценкам с удаленки так и не вернутся на свои рабочие места почти треть сотрудников. Это не значит, что их ПО увольняют.
Это значит, – руководитель понял: этим специалистам не обязательно сидеть в офисе, те же самые задачи можно выполнять из дома. Собственно это такой аусториснг внутри компании. Если тебе важен результат, то какая разница, где человек, который его обеспечивает? Собственно с аутсорсингом в бухгалтерии такая же история. Если важно, чтобы в бухучете был полный порядок, бились цифры, вовремя сдавали отчетность, документы всегда были готовы к проверке – то так ли уж важно, где находится специалист, который обеспечит вам это спокойствие?
Тем более, что сейчас средства коммуникации позволяют четко контролировать работу подрядчика-аутсорсера.
И эти технологии будут только развиваться!
5 правил работы на аутсорсинге для руководителя предприятия?
Елена: Действовать по принципу «подписал договор и забыл» нельзя.
Это должно быть законом для любого руководителя, который передает бухгалтерию на аутсорс. Это база. А вот теперь правила!
Первое. Организуйте коммуникационное пространство. Аутсорсинг – это часть вашей команды. Определитесь, кто будет взаимодействовать с аутсорсерами. Если руководитель не планирует лично заниматься, он должен назначить ответственного за взаимодействие.
Второе. Оперативно реагируйте на просьбы, замечания и предложения от аутсорсеров. Помните, что бухгалтерия работает на ваш бизнес и в ваших интересах. Только совместные усилия приводят к результату.
Третье. Решите технические вопросы. Определитесь, кто будет отвечать за программное обеспечение, на чьем сервере будет хранится база 1С. Как будет организованна техподдержка.
Четвертое. Не ленитесь и давайте обратную связь, отвечайте на вопросы и запросы бухгалтеров.
Пятое. Доверяй, но проверяй. Анализируйте отчеты и информацию, которую вам присылают. Это важно! И обязательно задавайте вопросы, если они появились.
Это как ремонт!
Вы понимаете общий принцип того, что происходит в вашей квартире. Вот клеят обои. Вот кладут плитку в санузле. Вы не вникаете в совсем уж тонкости – это дело специалистов. Но вы постоянно контролируете их работу! Чтобы своевременно заметить недоработки и указать на них. А не приехать потом в отремонтированную квартиру и… Переделывать ремонт!
Что такое хороший бухгалтер?
Елена: Как часто расходится понимание — кто он «хороший бухгалтер»? – у руководителей компаний и у меня, как у профессионала.
Из своего опыта могу сказать, руководитель считает, что бухгалтер хороший, когда этот самый бухгалтер что-то делает тихонько у себя в бухгалтерии и не дергает вопросами. Налоги считает не большие, чтобы руководителю было приятно. И удобный такой бухгалтер, что скажет руководитель, то и делает.
А я, как профессионал, могу сказать. Это плохой бухгалтер! Настоящий профи — это всегда про внутренний стержень. Настоит, обоснует, убедит. Я уверена, что все мы в бизнес приходим надолго, никто не хочет подвести под удар свою компанию и репутацию. Поэтому бухгалтеров сравниваю с медиками. Медик за жизнь людей отвечает, а бухгалтер за спокойный сон руководителя и долговременное существование бизнеса в ответе. Не вправе он принимать решение, не подумав о долгосрочной его перспективе или идти на поводу у обстоятельств.
Не доплатил налоги сейчас, через пару лет по тебе репрессивная налоговая машина проехалась и растоптала то, во что было вложено столько сил. Таких примеров очень много. «Хороший» бухгалтер пошел благополучно новую работу искать, а руководитель один на один со своими проблемами остался.
Отсюда и навыки профессионального бухгалтера:
- Анализировать, видеть ситуацию в целом, а не конкретный документ, который сейчас оказался на твоем рабочем столе.
- Постоянно интересоваться изменениями, понимать тенденции. Ведь власть очень любит отменять одно, вводить другое, менять правила игры и переобуваться в полете. Уметь смотреть вперед.
- Уметь общаться! Вопросов много, руководители могут быть заняты, в другой стране, в другом часовом поясе, могут просто отмахнуться, не обратить внимания. Бухгалтер должен настоять, найти общий язык, убедить!
Почему бухгалтер – нескучная профессия, а бухгалтерия – это не про цифры?
Елена: О, Бухгалтерия – это философия! Один баланс чего стОит!
Если дружить с цифрами, то за сухими документами и отчетами можно увидеть интереснейшую картину ведения бизнеса. Все сделки проходят через руки бухгалтера. Человек склонный к анализу, может отследить эффективность принятия управленческих решений руководства. Бухгалтер видит насколько прибыльна компания. Для него не будет сюрпризом известие о закрытие – ликвидации., так как он видел финансовую неустойчивость.
Особенности профессии требуют от бухгалтера гибкости и постоянного повышения квалификации, постоянно приходится учиться, так как постоянно меняется законодательство, появляются новые инструменты, программы и технологии. В общем скучать не приходится.
Развивает логическое мышление и умение анализировать – кроссворды и ребусы отдыхают.
Развивается самодисциплина – в бухгалтерии важна любая мелочь и любая деталь. Поневоле привыкаешь все делать тщательно и на совесть. Ведь все должно сходиться «копейка в копейку».
Про коммуникации бухгалтеров, можно оды писать – научится разговаривать на понятном языке, да еще и доносить правильно информацию – это выход за грани личных возможностей у бухгалтеров, это вызов самому себе.
Но, если серьезно – бухгалтер на предприятии, всегда ключевая фигура – приходится коммуницировать со многими людьми, вырабатывается и уверенность в себе и умение говорить нет, настаивать на своем и находить подход к любому собеседнику.
Бухгалтерия – сложная вещь – постоянные дедлайны и контроль зачастую выматывают. Раньше не раз хотела сбежать, но каждый раз, жизнь возвращала на место – как будто говорила, тебе нужно быть здесь. Я люблю свою работу, хоть и сильно устаю, но уже не могу без нее, я всегда выкладываюсь на 100% и чтобы не выгорать, я нашла для себя рецепт – постоянно открывать новые грани в своей профессии!
В общем, без творческого подхода здесь никак. Накопленный бэкграунд в профессии, позволяет раскрыть многогранность личности со всех сторон.
Почему аусторсинг в бухгалтерии не может быть супердешевым?
Елена: Знаете, есть такой миф. Передал бухгалтерию на аутсориснг и получил огромную экономию!
И руководители удивляются, понимая, что в моменте экономия не такая, как они ожидали.
Но в чем тут дело?
- Мы – аутсорсеры – берем бухгалтеров с того же рынка, что и люди в штат приходят. То есть уровень зарплат на рынке — один и тот же!
- Мы платим все те же налоги с фонда заработной платы.
- Мы выбираем качественный и перспективных бухгалтеров, обучаем их и постоянно тренируем работать именно на аутсорсе.
- Мы постоянно осваиваем и внедряем новые технологии, новое программное обеспечение какое-то. Без этого удаленно работать с бухгалтерией невозможно!
Поэтому, если вам обещают супердешевые цены, есть повод задуматься.
Перед заключением договора, задайте вопрос – какое количество времени (часов в месяц) планируется отводить на обслуживание вашей компании. Пересчитайте время в зарплату специалиста и определите истину. Если арифметика смущает, лучше не заключать договор. Компании работающие ниже себестоимости, как правило долго не существуют на рынке.
В чем тогда профит от перехода на аутсорсинг?
Елена: Может показаться на первый взгляд, что аутсорсинг хлопотное дело. Да и экономии никакой! Но это конечно не так. Экономия есть!
Вы не платите бухгалтерам зарплату и налоги с этой зарплаты. Это теперь — моя задача!
Финансовую ответственность за косяки несет компания-аутсорсер. Если он накосячил – он и платит. А если накосячил штатный бухгалтер — ну что с ним можно сделать? Только уволить!
На чем еще экономия? Освобождаются кабинеты, компьютеры, мебель. Ведь рабочее место вашего бухгалтера — теперь в моей компании. Я об этом обо всем думаю. Так же как и несу затраты не обучение. Вы это уже не оплачиваете!
Что еще?
Нет бухгалтерии — отпадает проблема поиска хорошего главбуха. Это, я вам скажу, трудная задача – найти высококлассного руководителя в этой сфере. Одновременно отпадает необходимость тратить время на построение бухгалтерской структуры внутри компании и руководить непонятными тебе бизнес-процессами.
