Продолжаем серию постов «Как выбрать надежного поставщика бухгалтерских услуг?»
Сегодня поговорим о технологии.
При выборе компании на аутсорсинг определитесь с технологией работы аутсорсера.
Продолжаем разбираться с чек-листом по выбору надежного поставщика бухгалтерских услуг. Разберемся, какую технологию удаленной работы предлагает аутсорсер и почему это важно знать перед заключением договора.
За три года с 2020 по 2023 количество бухгалтерских фирм выросло на 44%, число организаций, которые находятся у них на обслуживании, за тот же период увеличилось на 24%. Это объясняется тем, что учет и отчетность становятся все сложнее и витиеватей.
Найти хороших специалистов в штат очень проблематично и аутсорсинговые компании компенсируют этот пробел. Аутсорсеры активно развивают новые подходы и технологии по оказанию качественных услуг, используя в своей деятельности различные инструменты контроля и обучения сотрудников.
Технологичность — один из основных факторов при выборе поставщика услуг по ведению учета.
При отсутствии каких – либо стандартов, аутсорсинг сейчас находится на стадии развития технологических процессов. Конкуренция по наименьшей цене в аутсорсинге, потеряла свою актуальность. Оказывая услуги ниже себестоимости, аутсорсинговые компании столкнулись с большими проблемами, они стали неспособны оказывать качественно услуги из-за чего стали терять своего потребителя. Негативное отношение к аутсорсингу подтолкнуло бухгалтерские компании к развитию производственных процессов.
Если перед вами стоит задача организации бухгалтерского учета на аутсорсе, попросите представителя компании рассказать о его технологии работы.
Важно, чтобы вам описали процесс работы, как происходит взаимодействие с клиентом и как передается результат работ.
Сейчас на рынке аутсорсинга используют два основных подхода:
- Линейный (это самый простой вариант), при котором ведущий бухгалтер ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». Плюсы такого подхода - клиент общается с одним бухгалтером из-за чего формируется более низкая себестоимость. Минусы – процесс плохо контролируется, нет взаимозаменяемости и бухгалтера подвержены быстрому выгоранию, что приводит к частой смене.
- Формирование рабочих групп, технология ориентируется на подходе формирования рабочей группы по обслуживанию определенного количества клиентов, при котором ценность создает не один человек, а целая группа специалистов. Рабочая группа - это отдел, состоящий из бухгалтеров и менеджеров, где каждый специалист отвечает за свой участок и передает его по цепочки вышестоящему бухгалтеру, и все участники подчиняется главному бухгалтеру.
Данный подход основан на идеи Генри Форда, который построил систему организации производства, основанную на сверхспециализации рабочих, максимальном дроблении операций технологического процесса и расположении технологического оборудования и рабочих мест в строгом соответствии с последовательностью выполняемых операций.
Ничего особенно не трудно, если разделить работу на небольшие части. — Генри Форд
Основным принципом является цепочка создания ценностей для клиента на каждом этапе процесса обслуживания: обработка документов – контроль данных - анализ и экспертиза.
Таким образом, при таком подходе есть неоспоримые плюсы:
· происходит вовлеченность в бизнес клиента целой команды;
· повышается эффективность обслуживания за счет бесперебойной работы – есть хорошая взаимозаменяемость;
· увеличивается скорость реагирования на запросы клиентов.
· обеспечивает уровень контроля - на каждом этапе происходит перепроверка предыдущего этапа;
Несмотря на очевидные плюсы есть и минусы – данный подход требует хороших управленческих навыков, автоматизированную СРМ, он трудозатратен для аутсорсеров поэтому имеет более высокую себестоимость, плюс сложнее выстраивать коммуникации с клиентами.
Оцените как будет происходить регулярное взаимодействие с аутсорсером.
Узнайте, будет ли в бухгалтерское обслуживание входить онлайн-доступ к учетной базе 1С и возможность бесконтактной передачи первичных документов.
Выбирая для своего бизнеса удаленное бухгалтерское обслуживание, обязательно выясните следующие моменты:
Один из самых непростых вопросов при организации удаленного бухгалтерского обслуживания — это передача первичных документов. Узнайте, какой канал связи можно использовать. Минимальным критерием доступности является почта, телефон, некоторые мессенджеры.
Используется ли сервис распознавания документов. Можно ли, пересылать первичку в виде сканов либо фото, через данный сервис. Если бухгалтерская компания может предложить мобильное приложение с личным кабинетом, это будет является неоспоримым преимуществом.
Конечно, любого руководителя бизнеса волнует, как постоянно быть на связи с удаленным бухгалтером?
Я считаю, что не имеет значения, каким образом клиент обращается в нашу компанию, будь то почта, телефон или мессенджеры. Все сообщения, запросы, поручения должны собираться в единую ленту сообщений и не должны быть потеряны. Бухгалтер всегда должен понимать хронологию поступающих к нему запросов, чтобы смог ответить оперативно, независимо от того, по какому каналу обратился клиент.
Сегодня поговорим о технологии.
При выборе компании на аутсорсинг определитесь с технологией работы аутсорсера.
Продолжаем разбираться с чек-листом по выбору надежного поставщика бухгалтерских услуг. Разберемся, какую технологию удаленной работы предлагает аутсорсер и почему это важно знать перед заключением договора.
За три года с 2020 по 2023 количество бухгалтерских фирм выросло на 44%, число организаций, которые находятся у них на обслуживании, за тот же период увеличилось на 24%. Это объясняется тем, что учет и отчетность становятся все сложнее и витиеватей.
Найти хороших специалистов в штат очень проблематично и аутсорсинговые компании компенсируют этот пробел. Аутсорсеры активно развивают новые подходы и технологии по оказанию качественных услуг, используя в своей деятельности различные инструменты контроля и обучения сотрудников.
Технологичность — один из основных факторов при выборе поставщика услуг по ведению учета.
При отсутствии каких – либо стандартов, аутсорсинг сейчас находится на стадии развития технологических процессов. Конкуренция по наименьшей цене в аутсорсинге, потеряла свою актуальность. Оказывая услуги ниже себестоимости, аутсорсинговые компании столкнулись с большими проблемами, они стали неспособны оказывать качественно услуги из-за чего стали терять своего потребителя. Негативное отношение к аутсорсингу подтолкнуло бухгалтерские компании к развитию производственных процессов.
Если перед вами стоит задача организации бухгалтерского учета на аутсорсе, попросите представителя компании рассказать о его технологии работы.
Важно, чтобы вам описали процесс работы, как происходит взаимодействие с клиентом и как передается результат работ.
Сейчас на рынке аутсорсинга используют два основных подхода:
- Линейный (это самый простой вариант), при котором ведущий бухгалтер ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». Плюсы такого подхода - клиент общается с одним бухгалтером из-за чего формируется более низкая себестоимость. Минусы – процесс плохо контролируется, нет взаимозаменяемости и бухгалтера подвержены быстрому выгоранию, что приводит к частой смене.
- Формирование рабочих групп, технология ориентируется на подходе формирования рабочей группы по обслуживанию определенного количества клиентов, при котором ценность создает не один человек, а целая группа специалистов. Рабочая группа - это отдел, состоящий из бухгалтеров и менеджеров, где каждый специалист отвечает за свой участок и передает его по цепочки вышестоящему бухгалтеру, и все участники подчиняется главному бухгалтеру.
Данный подход основан на идеи Генри Форда, который построил систему организации производства, основанную на сверхспециализации рабочих, максимальном дроблении операций технологического процесса и расположении технологического оборудования и рабочих мест в строгом соответствии с последовательностью выполняемых операций.
Ничего особенно не трудно, если разделить работу на небольшие части. — Генри Форд
Основным принципом является цепочка создания ценностей для клиента на каждом этапе процесса обслуживания: обработка документов – контроль данных - анализ и экспертиза.
Таким образом, при таком подходе есть неоспоримые плюсы:
· происходит вовлеченность в бизнес клиента целой команды;
· повышается эффективность обслуживания за счет бесперебойной работы – есть хорошая взаимозаменяемость;
· увеличивается скорость реагирования на запросы клиентов.
· обеспечивает уровень контроля - на каждом этапе происходит перепроверка предыдущего этапа;
Несмотря на очевидные плюсы есть и минусы – данный подход требует хороших управленческих навыков, автоматизированную СРМ, он трудозатратен для аутсорсеров поэтому имеет более высокую себестоимость, плюс сложнее выстраивать коммуникации с клиентами.
Оцените как будет происходить регулярное взаимодействие с аутсорсером.
Узнайте, будет ли в бухгалтерское обслуживание входить онлайн-доступ к учетной базе 1С и возможность бесконтактной передачи первичных документов.
Выбирая для своего бизнеса удаленное бухгалтерское обслуживание, обязательно выясните следующие моменты:
- как будут передаваться документы, необходимые для ведения учета;
- предоставляется ли доступ в бухгалтерскую базу;
- можно ли, при необходимости, самостоятельно сформировать нужные документы, например, счет или товарную накладную;
- соблюдает ли бухгалтер политику лицензирования правообладателей, в том числе, при предоставлении клиентам самостоятельного доступа к софту.
Один из самых непростых вопросов при организации удаленного бухгалтерского обслуживания — это передача первичных документов. Узнайте, какой канал связи можно использовать. Минимальным критерием доступности является почта, телефон, некоторые мессенджеры.
Используется ли сервис распознавания документов. Можно ли, пересылать первичку в виде сканов либо фото, через данный сервис. Если бухгалтерская компания может предложить мобильное приложение с личным кабинетом, это будет является неоспоримым преимуществом.
Конечно, любого руководителя бизнеса волнует, как постоянно быть на связи с удаленным бухгалтером?
Я считаю, что не имеет значения, каким образом клиент обращается в нашу компанию, будь то почта, телефон или мессенджеры. Все сообщения, запросы, поручения должны собираться в единую ленту сообщений и не должны быть потеряны. Бухгалтер всегда должен понимать хронологию поступающих к нему запросов, чтобы смог ответить оперативно, независимо от того, по какому каналу обратился клиент.
