Счет-фактура – нужно ли хранить дольше 5 лет?

10.11.2021

Оказывается, да. Срок хранения счетов-фактур может быть другим – в зависимости от ситуации.

Что говорит общий порядок хранения счетов-фактур?

Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлениемПравительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.Срок хранения электронных счетов-фактур тот же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны. Об этом говорится в письме ФНС от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984.

Начало отсчета срока хранения счетов-фактур

Срок хранения налоговых документов составляет 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать. Разъяснения давал в том числе и Министерство Финансов. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).

Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счет-фактуру № 200 от 2 июля 2021 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2021 года. Значит, отсчет срока хранения счета-фактуры начнется 1 октября 2021 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2026 г. Для участников региональных инвестиционных проектов срок хранения налоговых документов составляет 6 лет (п. 3 ст. 89.2 НК).

Когда срок хранения счета-фактуры все же может быть продлен?

Общий обязательный пятилетний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться, причем достаточно существенно. Это может быть связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК РФ. Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше.

Как пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учет в июле 2021 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2021 г. Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2022 г. Пятилетний срок хранения начнет течь 1 октября 2022 г. и закончится 30 сентября 2027 г. Если фирма заявит вычет на максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически 8 лет.

Бухгалтерра