Что чаще всего спрашивают про электронные книжки? - Бухгалтерра

Что чаще всего спрашивают про электронные книжки? 5 частых вопросов

06.08.2020

Как стало известно, что срок уведомления работников о выборе формата трудовой книжки продлили. И если вы еще не сообщили работникам о новых правилах, сделайте это не позднее 31 октября 2020 года.

В данной статье мы собрали ответы на самые часто задаваемые вопросы о переходе на электронные книжки.

Что будет, если фирма не уведомит об электронных книжках?

Пандемия внесла свои коррективы и из-за карантина многие упрощенцы не успели уведомить работников до 30 июня о праве выбора между бумажной и электронной книжкой. Поэтому срок продлили до 31 октября включительно (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).

А вот если не уложится в этот срок, то уже можно получить штраф от трудинспекции.

Отдельных штрафов за то, что не уведомили сотрудников, в действующем законодательстве нет. Но такие действия трудинспекция расценит как нарушение прав сотрудников. Тогда инспекторы могут назначить штраф директору на сумму 1—5 тыс. руб., компании — 30—50 тыс. руб., а предпринимателям — 1—5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Нужно ли уведомлять о переходе на электронные книжки новых сотрудников, которых приняли на работу в 2020 году?

Вы не знаете наверняка, уведомлял ли прежний работодатель сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки. Но вы можете узнать, подавал ли работник заявление о выборе формы трудовой книжки на прошлой работе.

Если он выбрал электронную книжку, то в его бумажной трудовой должна быть запись о том, что книжка выдана на руки. Если он выбрал бумажную книжку, то попросите у новичка справку по форме СТД-ПФР. Она содержит сведения обо всех компаниях, где работал «физик». Работник может взять справку в личном кабинете на сайте pfrf.ru.

Если в СТД-ПФР нет сведений о датах подачи заявлений, то уведомите сотрудника о переходе на электронные книжки. Заявление с выбором формы трудовой новичок принесет вам. Если же в СТД-ПФР есть отметка, что сотрудник решил оставить трудовую книжку на бумаге, то вы можете вручить ему уведомление, но не обязаны. Если уведомляете работника о новых правилах, тогда не требуйте повторное заявление. Сообщите только в уведомлении, что сотрудник в любой момент может перейти на электронный формат. Для этого он должен будет подать новое заявление.

Если работник не может представить СТД-ПФР, тогда безопаснее уведомить нового работника о переходе на электронные книжки. Так вы обезопасите компанию от претензий со стороны трудинспекции.

Нужно ли подавать СЗВ-ТД и делать запись в трудовой книжке о том, что уведомили работника о новых правилах?

Нет, не нужно. СЗВ-ТД вы подаете только после того, как сотрудник подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки либо произойдут какие-то кадровые события (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). После уведомления сотрудников отчет в ПФР не отправляйте.

Запись в трудовую книжку внесите, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку. Не делайте запись в трудовой после того, как уведомите сотрудника или он решит сохранить книжку на бумаге.

Может ли работник передумать и выбрать другой способ ведения трудовой книжки?

Ответ зависит от того, что вначале решил сотрудник.

Если работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге, то он может передумать и подать новое заявление о переходе на электронный формат (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Это можно сделать даже в 2021 году или позднее. А вот те, кто уже отказался от бумажной трудовой и перешел на электронные трудовые, возобновить ведение книжки на бумаге не смогут. Такой возможности Закон № 439-ФЗ не предусматривает.

В то же время, если вы еще не сделали запись в бумажной трудовой о выдаче книжки на руки, а работник хочет оставить документ на бумаге, можно поступить так.

Возьмите у работника заявление о том, что он ошибся с первоначальным заявлением и хотел оставить бумажную книжку (см. образец). После этого сдайте в ПФР отчет СЗВ-ТД, в котором поставьте знак «X» в поле «Признак отмены» напротив данных об электронной книжке. В строке напротив слов «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» поставьте дату заявления об отзыве (см. образец).

Если сотрудник в течение 2020 года так и не подаст никакого заявления, то компания должна будет продолжать вести трудовую книжку на бумаге. Такой «молчун» также вправе в любой момент подать заявление о представлении сведений о трудовой деятельности согласно статье 66.1 ТК (письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141).

В каких случаях нужно указывать в СЗВ-ТД сведения на 1 января?

Сведения о трудовой деятельности на 1 января 2020 года укажите в первом отчете СЗВ-ТД (п. 1.7 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). В последующих отчетах дублировать последнюю запись из трудовой не нужно. Сведения на 1 января 2020 года включите в первый отчет, если уволили или перевели сотрудника либо он подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Последняя запись в трудовой книжке новичка — запись об увольнении с другого места. Переносить ее в отчет СЗВ-ТД не нужно, поскольку фирма указывает только свои данные. В отчете на новичка укажите только сведения о приеме на работу к вам.

Более подробно об электронных книжка в нашей статье «Чек-лист. Как перейти на электронную книжку».

Если Вам нужна бухгалтерская помощь для ИП или ООО, Вы всегда можете получить в нашей компании юридические и бухгалтерские консультации. Мы ценим Ваше время и готовы предоставить профессиональные услуги точно в короткие сроки.